Komisje te – w zależności od regionu – zbierają się raz na trzy, cztery miesiące.
Dokumenty powinny zostać wysłane na wskazany adres listem poleconym na co najmniej dwa tygodnie przed planowanymi obradami. Nadesłanie dokumentów w późniejszym terminie może skutkować rozpatrzeniem Kandydatury dopiero na kolejnym posiedzeniu komisji!